Project management básico 101

Un Gerente de proyecto exitoso debe administrar simultáneamente los cuatro elementos básicos de un proyecto: alcance, recursos, tiempo y dinero. Estos elementos están interrelacionados y deben gestionarse juntos si el proyecto y el gerente del proyecto deben tener éxito.

1. Alcance: Tamaño del proyecto, objetivos, requisitos
2. Recursos: Personas, equipos, material
3. Tiempo: Duraciones de la tarea, dependencias, ruta crítica
4. Dinero: Costos, contingencias, ganancias

El elemento más importante: alcance

El alcance del proyecto es la definición de lo que se supone que debe lograr el proyecto y el presupuesto (de tiempo y dinero) que se ha creado para lograr estos objetivos. Es imperativo que cualquier cambio en el alcance del proyecto tenga un cambio coincidente en el presupuesto, el tiempo y / o los recursos. Si el alcance del proyecto es construir un edificio para alojar tres widgets con un presupuesto de $ 100, 000, se espera que el administrador del proyecto haga eso. Sin embargo, si el alcance se cambia a un edificio para cuatro widgets, el administrador del proyecto debe obtener un cambio apropiado en tiempo, dinero y recursos.

Recursos

Hay tres aspectos para comprender y administrar los recursos:

1. Personas
2. Equipo
3. Material

Un Administrador de proyectos exitoso debe administrar efectivamente los recursos asignados a la proyecto, incluidos los miembros del equipo del proyecto, el personal del proveedor y los subcontratistas. Debe asegurarse de que sus empleados tengan las habilidades y herramientas que necesitan para completar el trabajo, y debe supervisar continuamente si tiene suficientes personas para completar el proyecto en la fecha límite.

Será su trabajo asegurarse de que cada persona entienda su tarea y los plazos del proyecto.

Cuando gestiona empleados directos, el miembro principal de cada grupo de empleados le informa. Los empleados también pueden tener un gerente de línea que proporciona dirección técnica. En una situación de gestión matricial, como un equipo de proyecto, su trabajo es proporcionar dirección del proyecto a los gerentes de línea.

La administración de subcontratos laborales generalmente significa administrar el liderazgo del equipo para los trabajadores subcontratados, quienes a su vez administran a esos trabajadores.

A menudo, un gerente de proyecto debe procurarse equipos y materiales y administrar su uso, para que el equipo funcione de manera eficiente. Usted es responsable de tener el equipo y los materiales apropiados en el lugar correcto en el momento adecuado.

Tiempo

Hay 3 elementos para la gestión exitosa del tiempo:

1. Tareas
2. Calendario
3. Ruta crítica

Cree el cronograma del proyecto enumerando, en orden, todas las tareas que deben completarse - algunos deben hacerse de forma secuencial, otros pueden superponerse o hacerse en tándem. Asigna una duración a cada tarea. Asigne los recursos requeridos. Determine los predecesores (qué tareas deben completarse antes) y los sucesores (tareas que no pueden comenzar hasta después) cada tarea.

El software de administración de proyectos puede simplificar la tarea de crear y administrar el cronograma del proyecto.

Algunas tareas tienen un poco de flexibilidad en el inicio y la fecha de finalización requeridos. Se llama flotador. Otras tareas no tienen flexibilidad, flotante cero. Una línea a través de todas las tareas con flotación cero se llama la ruta crítica. Todas las tareas en esta ruta, y puede haber varias rutas paralelas, deben completarse a tiempo si el proyecto debe completarse a tiempo.

La tarea clave de administración del tiempo del Administrador de proyectos es administrar la ruta crítica.

Dinero

Hay tres consideraciones en la administración del dinero:

1. Costos
2. Contingencias
3. Beneficio

Cada tarea tiene un costo, ya sea el costo de las horas de trabajo de un programador o el precio de compra de una yarda cúbica de concreto. Al preparar el presupuesto del proyecto, cada uno de estos costos se estima y luego se suma. Algunas de estas estimaciones serán más precisas que otras. Por lo tanto, el presupuesto del proyecto debe incluir una asignación de contingencia. Es el dinero que se reserva en el presupuesto "por si acaso" el costo real del artículo es muy diferente al estimado.

El beneficio es el dinero que la empresa quiere obtener de la tarea. Se pone encima del costo.

Entonces, el presupuesto de un proyecto se compone del costo estimado, más la contingencia, más cualquier ganancia.

El trabajo del gerente del proyecto es mantener el costo real al costo estimado o por debajo de él y maximizar el beneficio que la empresa obtiene del proyecto.

Un arte y una ciencia

La gestión exitosa de proyectos es un arte y una ciencia que requiere práctica. Las ideas presentadas anteriormente pueden proporcionarle una comprensión básica de la gestión de proyectos, pero considérelo solo un comienzo. Si su trabajo o carrera incluye la gestión de proyectos, y desea mejorar sus habilidades, hable con los gerentes de proyectos exitosos, lea y practique. La gestión de proyectos puede ser una carrera muy gratificante.