Aprende qué incluir en tu Event Planner Contract

La mayoría de los profesionales de planificación de eventos, ya sean organizadores de bodas, planificadores de conferencias, planificadores de fiestas o especialistas en eventos corporativos, saben que los contratos de planificación de eventos son un componente crítico para un negocio exitoso de planificación de eventos. Y aunque la palabra "contrato" puede traer una connotación negativa en la sociedad litigiosa actual, tener un contrato legal simplemente obliga a ambas partes involucradas a aceptar, por escrito, un conjunto de términos y condiciones.

El propósito del contrato de planificación del evento es proteger a ambas partes involucradas.

Si alguna vez tuvo una reunión con alguien y pensó que ambos se entendían entre sí, solo para descubrir más tarde que ambos se marcharon con un sentido muy diferente de lo que se discutió y de los siguientes pasos, entonces usted ha experimentado el mundo de falta de comunicación. Le sucede a todos en todos los ámbitos de la vida, tanto en relaciones personales como profesionales.

En algunas circunstancias, las consecuencias pueden ser pequeñas, como no recoger la cena en el camino a casa desde el trabajo porque su comprensión fue que su compañero estaba cubriéndola. En otras situaciones, especialmente en los negocios, las ramificaciones pueden ser perjudiciales y costosas. Tener un contrato de planificación de eventos asegura que tanto usted como su cliente entienden claramente el trabajo que se completará y otros aspectos necesarios para realizar negocios juntos.

Al desarrollar su contrato de planificación de eventos, asegúrese de incluir estos cinco elementos.

Especifique claramente los servicios de planificación de eventos que se proporcionarán

Como planificador de eventos, enumerar los servicios de planificación de eventos que proporcionará puede parecer el elemento más obvio para incluir en un contrato de planificación de eventos.

Y, de alguna manera, lo es. Sin embargo, es fundamental especificar en detalle qué servicios proporcionará, ya que su trabajo se limitará a proporcionar solo los servicios especificados en esta lista.

Los planificadores de eventos realizan una amplia gama de servicios y los servicios brindados pueden variar de un evento a otro. Un organizador de eventos puede proporcionar arreglos florales, otro puede que no. Algunos planificadores de eventos pueden ayudar con la selección del lugar y otros pueden manejar las necesidades de transporte de los huéspedes. No hay dos planificadores de eventos exactamente iguales. Por lo tanto, no hay dos contratos de planificación de eventos exactamente iguales.

Si bien los servicios de planificación de eventos estarán limitados a los elementos especificados en esta lista, también es importante incluir los servicios que no se proporcionarán. ¿Por qué? Le ayuda a tener estas tareas enumeradas en el contrato de planificación de eventos para que su cliente sepa abiertamente que estos son servicios que no realizará.

También es útil tener esto por escrito y acordado como parte de su contrato para que, en el transcurso de la planificación de este evento, si su cliente debe solicitar que usted maneje estas responsabilidades, tenga un contrato para respaldarlo cuando usted amablemente se niega a realizar estas tareas.Use un lenguaje amplio para protegerse contra la realización de algo que está fuera del ámbito de los servicios de planificación de eventos acordados.

Calendario de pagos

Todos los contratos de planificación de eventos deben incluir términos de pago y detalles sobre el cronograma de pagos. Comience con la fecha de vencimiento del depósito inicial y comunique claramente que no comenzará ningún trabajo para planificar este evento hasta que se haya recibido el depósito. Si se ha seleccionado la fecha del evento, indique la fecha en la que debe recibirse el depósito para poder prestar los servicios para esa fecha particular seleccionada. Proporcione un cronograma de pagos y detalles sobre pagos futuros, ya sea estableciendo una fecha de calendario establecida para cada pago o vinculando cada pago a un hito en el proceso de planificación del evento. Establezca un calendario de pagos que mejor se adapte a su negocio y su flujo de caja. Incluya cualquier impuesto y tarifas agregadas.

Cancelación de los Términos de Eventos

¿Qué sucede si, en algún punto del proceso de planificación del evento, su cliente cancela el evento?

¡No dejes ese resultado al azar! Su contrato de planificación de eventos debe incluir términos para la cancelación del evento. Esta es una parte importante del contrato que protegerá tanto su negocio como los ingresos previstos de este evento.

Especifique que el depósito inicial y todos los pagos realizados hasta el momento de la cancelación no son reembolsables. Esto asegurará que se le pagará por el trabajo ya completado. Esto es crítico en la planificación de eventos ya que la mayoría del trabajo se completa antes del evento real.

Considere incluir una cláusula que establezca que los clientes son responsables del pago de los servicios prestados hasta el momento en que se reciba la notificación por escrito relacionada con la cancelación del evento. Esto es particularmente útil si su cronograma de pagos está estructurado de una manera que permite que el trabajo se realice entre pagos regulares.

Cláusula de rescisión

¿Qué pasa si llega un huracán justo a tiempo para causar estragos en su evento bien planificado? Las circunstancias que escapan a su control, como condiciones meteorológicas extremas o interrupciones laborales, que hacen que cualquiera de las partes no pueda cumplir con los términos del contrato de planificación del evento están protegidas por una cláusula de rescisión, también conocida como fuerza mayor. Al incluir una cláusula de rescisión, cualquiera o ambas partes quedan exentas de responsabilidad en estas circunstancias. Asegúrese de especificar los términos y el calendario para la finalización, como por ejemplo, anotar los motivos de la cancelación.

Cláusula de indemnización

La mayoría de los contratos contienen una cláusula de indemnización. Pero solo porque son comunes, no debes subestimar su importancia. La inclusión y el alcance de una cláusula de indemnización pueden afectar significativamente su negocio. Básicamente, una cláusula de indemnización proporciona protección si su cliente hace algo que le causa daño o resulta en un tercero que lo demanda por daños y perjuicios.

En términos simples, significa que su cliente no puede responsabilizarlo por pérdidas, daños, responsabilidades o gastos que sean consecuencia de su negligencia.Lo que es más importante, al preparar un contrato de planificación de eventos, no firme nada hasta que esté completamente satisfecho con los términos.