Cómo escribir un plan de gestión de proyectos

Un plan de gestión de proyectos es el documento que establece cómo trabajará el equipo en el proyecto. Describe el ciclo de vida del proyecto y cubre cómo se ejecutará, supervisará, controlará y formalizará el trabajo.

El plan de administración de proyectos es en realidad un término genérico para todos los planes secundarios que producirá para el proyecto. Podemos definir el plan de gestión del proyecto como todo lo que está cubierto en estos planes:

• Plan de gestión de requisitos
• Plan de gestión de alcance
• Plan de gestión de programación
• Plan de gestión de calidad, si tiene uno
• Plan de gestión de costes
• Plan de gestión de riesgos (que debe consulte su registro de riesgos)
• Cambie el plan de administración
• Plan de administración de compras, si necesita uno para el proyecto
• Plan de administración de la configuración, de nuevo, solo si planea escribir uno: es posible que no sienta que es necesario en su proyecto
• Plan de gestión de recursos humanos

El plan de gestión del proyecto también incluye información importante sobre las líneas de base del proyecto, especialmente para el alcance y el cronograma. Esto le da una línea en la arena a la que puede recurrir para que pueda ver fácilmente qué ha cambiado cuando finalmente cierra el proyecto y compara el rendimiento planificado con el real.

Dicho esto, el plan de gestión del proyecto sí existe como documento por derecho propio. Esto es lo que debe incluir y cómo hacer referencia a esas otras secciones.

Cómo escribir el documento del plan de gestión del proyecto

Comience su documento con el nombre del proyecto y la fecha.

Use una plantilla de su Oficina de Administración de Proyectos si tiene una, para evitar tener que comenzar desde cero.

Luego incluya estas secciones:

Umbrales y líneas de base: Explique cómo se gestionarán las líneas de base para las áreas de cronograma, alcance, costo y calidad del proyecto. Establezca cuáles serán las variaciones aceptables para el plan (por ejemplo, +/- 10%) y lo que hará si parece que se incumplirán.

Es posible que ya haya documentado esto en su Carta Constitutiva del Proyecto (descubra cómo escribir una Carta del Proyecto aquí).

Gobernanza: establezca qué revisiones de proyectos, revisiones entre pares y otras medidas de gobierno aplicará a medida que avanza en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Como mínimo, debe incluir el inicio de sesión formal al final de cada fase. Este es uno de los roles del patrocinador del proyecto. También puede ingresar detalles de las revisiones de calidad que tendrá si es apropiado para su proyecto.

Decisiones metodológicas: Este es un buen lugar para anotar qué partes de la metodología de administración de proyectos ha decidido no hacer porque no es relevante. Por ejemplo, puede observar aquí que no va a hacer un plan de gestión de compras porque no se requiere adquisición para su proyecto.

Cualquier otra cosa: No se limite a estos encabezados. Incluya cualquier otra cosa que considere relevante para la planificación del proyecto, como vínculos a otros proyectos en la empresa, factores externos que pueden afectar la planificación que desea llamar la atención de un tercero, etc.

Los planes subsidiarios

Si combina todos sus documentos de proyecto en uno, será un gran plan de administración de proyectos.

Lo mejor es incluir enlaces (o al menos una descripción de dónde se puede encontrar el documento) en este documento. Entonces, si alguien quiere ir a leerlo, puede encontrarlo, sin que su plan de gestión del proyecto sea tan abrumadoramente largo que nadie lo vea en absoluto.

No te olvides de vincular a las líneas de base también. Para la línea de base del cronograma del proyecto, guarde una versión de su plan y vincule a eso. Para la línea base del costo, guarde una versión de su planificación de presupuesto a partir de hoy y vincule a eso. Estos documentos son documentos vivos y cambiarán a medida que avance el proyecto, pero conservará esos archivos originales para que pueda mirar hacia atrás y hacer la comparación.

Finalmente, agregue control de versión a su plan de administración de proyectos para que, si necesita actualizarlo, pueda ver fácilmente si está trabajando en la última copia.