Cómo reducir la responsabilidad del empleador en las fiestas

El mayor reconocimiento de que el consumo de alcohol en eventos patrocinados por la organización crea una responsabilidad legal significativa ha tenido un impacto en esa institución tradicional, la fiesta vacacional de la compañía, pero este impacto no es necesariamente generalizado o severo.

En una extensa encuesta de 2015 de empleadores, la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM) descubrió que la mayoría de las organizaciones (59 por ciento) planeaba servir alcohol en sus fiestas o fiestas de fin de año.

Y solo la mitad de estos empleadores (47 por ciento) dijeron que buscarían regular el consumo de alcohol a través de métodos como:

• proporcionar boletos para bebidas o un máximo de bebida (71 por ciento de los encuestados en este categoría),
• solo sirve ciertos tipos de alcohol (25 por ciento),
• con una barra de efectivo (18 por ciento) o
• otros (11 por ciento).

Además, la encuesta SHRM 2015 encontró que durante todo el año, un tercio de las organizaciones (33 por ciento) tienen una política formal o informal que permite el consumo de alcohol en eventos relacionados con el trabajo. (Cada empleado debe determinar si beber alcohol en eventos de la empresa es para ellos.)

Las compañías programan y planifican fiestas navideñas con las mejores intenciones, para recompensar a sus empleados, aumentar la moral y fomentar el espíritu de equipo. Pero estas reuniones, especialmente cuando se sirve alcohol, pueden convertirse en un entorno de avances sexuales no deseados y una conducta potencialmente ilegal de los empleados si el empleador no tiene cuidado.

Ese es especialmente el caso cuando la fiesta navideña se lleva a cabo en un lugar externo (que, de acuerdo con la encuesta SHRM 2015, es el caso en casi el 67 por ciento de esas funciones). En un entorno social fuera del lugar de trabajo, un empleado cuyas inhibiciones se reducen por el consumo de alcohol puede involucrarse en un comportamiento que nunca consideraría hacer en el trabajo.

Las preocupaciones de los empleadores se extienden desde el hostigamiento a las muertes de empleados

Las fiestas suelen traer más que simples ebullición. Ser feliz a veces puede significar cruzar la línea, desde ofender a un compañero de trabajo hasta violar la ley. Además, en el entorno actual de redes sociales en tiempo real, las travesuras borrachas en una fiesta se pueden publicar rápidamente en línea para que el mundo entero las vea.

Las dos primeras acciones que un empleador debe realizar antes de la fiesta incluyen recordarle a los empleados que el respeto y la profesionalidad se aplican no solo en el tiempo de trabajo, sino también en eventos patrocinados por la empresa, como fiestas en la oficina. Y en segundo lugar, los empleadores deben establecer políticas de redes sociales que prohíban a los empleados publicar fotografías o videos sin permiso de la gerencia en las redes sociales.

Estos son dos buenos pasos iniciales, pero aún queda mucho por hacer para abordar los problemas legales más serios.

Los empleados están protegidos contra el acoso y la discriminación sexual por el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, que cubre a los empleadores que tienen 15 o más empleados (incluidos los que trabajan a tiempo parcial). El Título VII establece dos requisitos para que la conducta pueda desencadenar una posible responsabilidad por el acoso ilegal:

• La conducta no debe ser bienvenida; y
• La conducta debe ser suficientemente grave o omnipresente.

No necesita ser ambos. La conducta no es ilegal simplemente porque es inapropiada o hace que un compañero de trabajo se sienta incómodo. Sin embargo, incluso un solo incidente de acoso extremadamente grave puede ser suficiente para constituir una violación del Título VII, especialmente si el acoso es físico.

Entonces, si un incidente en una oficina sigue a incidentes previos de mala conducta, podría constituir la evidencia necesaria para alcanzar el umbral "severo" o "generalizado", que sienta las bases para un reclamo del Título VII.

El conductor ebrio crea una segunda responsabilidad legal importante luego de una fiesta navideña patrocinada por el empleador. En una decisión judicial de 2013 que recibió una publicidad sustancial, un tribunal de apelación de California revocó el otorgamiento del juicio de juicio sumario para el empleador.

Descubrieron que un empleado que consumió alcohol en un evento patrocinado por la compañía y, después de irse, chocó contra otro automóvil y mató al conductor que creó responsabilidad para el empleador.

"Es irrelevante que los efectos previsibles de la conducta negligente del empleado (aquí, el accidente automovilístico) ocurrieron en un momento en que el empleado ya no actuaba dentro del ámbito de su empleo", dictaminó el tribunal.

Pasos proactivos a tener en cuenta en la fiesta navideña

Dados tales riesgos legales, los empleadores prudentes deben tomar estos seis pasos proactivos adicionales para disminuir su responsabilidad de litigación. Los ejemplos clave de acciones recomendadas a los empleadores incluyen:

• implementar políticas integrales y escritas contra el acoso, que estén claramente establecidas en los manuales para los empleados, y publicitar esa política antes de la fiesta de fin de año.
• Envíe una nota recordando a los empleados que actúen responsablemente en la fiesta, expresando claramente una falta de tolerancia a cualquier comportamiento inapropiado, incluida la embriaguez.
• Haga cumplir el código de vestimenta del lugar de trabajo en la fiesta para evitar cualquier vestimenta inapropiada o sugestiva y deje que los empleados conozcan sus expectativas con anticipación.
• Haga que la asistencia a la fiesta sea voluntaria, y no sugiera que la asistencia beneficiará la posición de una persona dentro de la empresa.
• Si se sirve alcohol, establezca un tono de moderación por adelantado a través de memorandos entre oficinas, correos electrónicos, reuniones, inserciones en cheques de pago u otras comunicaciones, y enfatice que no se tolerará el consumo excesivo de alcohol.
• Limite el número de bebidas o el período de tiempo durante el cual se servirá el alcohol, y proporcione alternativas substanciales sin alcohol. Sirva mucha comida y asegúrese de que el consumo de alcohol no sea el objetivo del evento.

Dichos pasos no son una garantía contra los problemas de las fiestas navideñas, especialmente si se toma la decisión de servir alcohol.Pero pueden ser la base de un empleador para una defensa efectiva contra la responsabilidad civil si los problemas se cumplen.