Cómo negociar los mejores contratos de planificador de eventos

Cuatro palabras deben tener su lugar en su manual de planificación de eventos: Obténgalo por escrito . La mayoría de nosotros hemos escuchado la frase pronunciada en un momento u otro. Con buenas razones. Las promesas hechas durante el curso de la conversación pueden convertirse fácilmente en recuerdos lejanos u olvidarse del todo. Obtener los términos acordados por escrito sirve para proteger a ambas partes involucradas y es una necesidad en los negocios. Saber cómo negociar los mejores contratos de planificador de eventos es un paso importante en el camino hacia el éxito.

Especifique qué servicios proporcionará

Puede pensar que, como planificador de eventos, es bastante obvio qué servicios proporcionará. Razón de más para describir estos en gran detalle. Los planificadores de eventos ofrecen una amplia gama de servicios; el objetivo aquí es establecer lo que proporcionará para evitar confusiones más adelante. Ya sea selección de menú, arreglos florales o elegir el lugar, indique claramente los artículos que son su responsabilidad. Una vez que se haya firmado, sus responsabilidades se limitarán a los artículos específicos incluidos en el contrato del planificador de eventos.

Leer entre líneas

Al revisar los contratos de eventos, preste atención a los detalles. Lea cada línea cuidadosamente. Y luego lea entre las líneas . Esté atento a cualquier lenguaje que sea vago; los artículos que se abordan en generalidades estarán sujetos a interpretación y que pueden causar estragos para usted y su negocio de planificación de eventos.

Esté atento a cualquier tarifa o cláusula oculta que indique que puede haber recargos adicionales. Aclare esos complementos o negocie para que se eliminen por completo del contrato del evento.

Pregunta, Pregunta, Pregunta

Cuando se encuentre en el proceso de negociar contratos de eventos, cuestione cada cargo. Si un hotel o proveedor tiene un artículo enumerado en el contrato del evento, debe poder explicar su presencia allí y justificar el costo asociado.

A veces, el simple hecho de pedir una aclaración puede tener como resultado la exención de la tarifa.

No te dejes intimidar. Cuando somos jóvenes, nos enseñan que la única pregunta tonta es la pregunta no hecha. Cuando negocie, pregunte. Si algo en un contrato no está claro para usted, pregunte. Si nota que se ha omitido una línea de pedido, pregunte. Es mejor preguntar ahora que pagar el precio más tarde.

No aceptes lo que no quieres; Pregunte por lo que desea en su lugar

Si las llamadas locales gratuitas no son importantes para sus invitados debido a la disponibilidad de teléfonos celulares, entonces no los acepte como un servicio incluido. En su lugar, solicite al hotel que cambie esta línea por algo que sea importante para sus invitados. Las tasas más bajas o los descuentos pueden ser mucho más valiosos para usted, así que haga una lista de esos "regalos" que no desea y en su lugar negocie por algo mejor que usted desea.Las comodidades que normalmente están disponibles incluyen traslados al aeropuerto, pases gratuitos para el club deportivo, mejoras en las habitaciones, servicio de Internet, envío y recepción gratuitos y más.

Calendario de pagos

Asegúrese de que su contrato de planificación de eventos especifique su calendario de pagos. Esto incluye el depósito inicial o retenedor, y detalles sobre cómo se realizarán los pagos futuros.

El cronograma de pagos puede estar relacionado con ciertos hitos en el proceso de planificación del evento o puede ser una fecha establecida en el calendario anterior al evento. Desarrolle el cronograma que mejor funcione para su negocio de planificación de eventos y su flujo de caja. Asegúrese de incluir cualquier impuesto y tarifas adicionales. Lo que es más importante, no comience a trabajar en la planificación de un evento hasta después de haber recibido el depósito inicial. Si el depósito nunca aparece, usted hizo todo ese trabajo por nada. Literalmente.

Cancelación de eventos

Mientras enfoca su tiempo y energía en la planificación de un evento, lo último que puede tener en mente es la cancelación de ese mismo evento. Sin embargo, si su cliente decide cancelar el evento en cualquier momento después de que haya comenzado el trabajo, por cualquier razón, su contrato debe especificar qué sucede si el evento se cancela.

Este es un paso necesario para protegerse, su negocio de planificación de eventos y su ingreso esperado.

El punto clave para incluir por escrito es que el depósito y todos los pagos anteriores realizados hasta el momento de la cancelación no son reembolsables. En la planificación de eventos, la mayoría del trabajo se completa antes del evento real. Usted merece que le paguen por el trabajo ya completado. A ese punto, dependiendo de su cronograma de pagos, es posible que también desee incluir una cláusula que establezca que los clientes pagarán los servicios prestados hasta la fecha en que reciba la notificación por escrito de que el evento se canceló.

Cláusula de rescisión o fuerza mayor

Se REPLACEa una cláusula de rescisión - o fuerza mayor - en un contrato para eximir a una oa ambas partes de responsabilidad en caso de que no puedan cumplir con los términos del contrato por razones ajenas a su control, tales como paros laborales, guerra o clima extremo. La intención aquí es protegerlo de cualquier riesgo que surja de circunstancias incontrolables. Asegúrese de estar protegido por esta cláusula y especifique los términos y el plazo para la finalización. Por ejemplo, "cualquiera de las partes puede rescindir este acuerdo sin responsabilidad por una o más de estas o razones similares previa notificación por escrito a la otra parte dentro de los diez días posteriores a tal ocurrencia. "

Indemnización (" No es Mi Error ")

Una cláusula de indemnización brinda protección si la otra parte hace algo que le causa daño o hace que un tercero le demande por daños y perjuicios. La cláusula es una promesa que básicamente dice que la otra parte no puede responsabilizarlo por reclamos, pérdidas, daños, responsabilidades y gastos que sean consecuencia de su negligencia, incumplimiento o dolo. Asegúrese de que su contrato tenga esta cláusula.

Al negociar, prepárese

Antes de negociar contratos de eventos, haga su tarea.Determine qué implica la planificación de este evento y sepa qué términos y protecciones desea. Su contrato debe reflejar la responsabilidad compartida, así que evite cualquier acuerdo que sea unilateral. Lo que es bueno para una parte es bueno para la otra. Cuando negocie, sea un buen oyente. Preste atención a los artículos contractuales que pueden ser negociables y los que lo hacen sentir incómodo. Ten confianza y no vaciles bajo presión. Mantenerse firme. No firme nada hasta que esté completamente satisfecho de que los términos sean justos y le ofrezcan la protección que necesita.