Cómo garantizar la precisión de los datos en el cálculo de costos del trabajo

Muchas empresas pequeñas y medianas cometen el error de no utilizar un plan de cálculo de costos de trabajo o crear uno que sea vulnerable a datos incorrectos o a la insuficiencia de datos. Con un plan de cálculo de costos de trabajo sólido, es más fácil analizar el progreso del proyecto en general, observar cada paso e identificar las áreas que necesitan mejoras. Los principales contratiempos y descarrilamientos pueden evitarse fácilmente con un buen plan. Además, tener un buen plan de cálculo de costos de trabajo con medidas para mejorar la precisión de los datos le da a la compañía la ventaja frente a los competidores.

Cuando se implementa correctamente, un plan de cálculo del costo del trabajo ofrece los siguientes beneficios:

• Informes precisos de manera oportuna.
• Conocer dónde y cómo se incurre en los costos.
• La capacidad de realizar un seguimiento de los costos y compararlos con presupuestos y proyecciones de trabajos.
• La capacidad de hacer cambios de inmediato a medida que se vuelven necesarios.
• Una base de datos de información de proyectos anteriores para utilizar con mayor precisión en proyectos futuros.
• Una oportunidad de monitorear el estado de las tareas involucradas en el proyecto y el proyecto general en un nivel alto.

Planeación procesable para el cálculo del costo del trabajo

Si bien un presupuesto es la columna vertebral financiera de cualquier proyecto, no siempre recibe una planificación y supervisión adecuadas. Muchas empresas más pequeñas establecen solo una cantidad en dólares o un rango para el proyecto total. Es posible que las tareas no se investiguen adecuadamente para tener en cuenta posibles discrepancias de costos en relación con las estimaciones.

Además, los presupuestos generalmente se descuidan a medida que avanza el proyecto.

Es importante controlar el presupuesto y hacer ajustes regularmente. Planee hacer esto y tengan un presupuesto de apertura y cierre.

Cuando se establece el presupuesto, es el momento de tomar las medidas necesarias para garantizar la precisión de los datos. Estas son algunas de las mejores prácticas para implementar un plan de cálculo de costos de trabajo sólido que salvará errores y garantizará la correcta grabación de datos.

1. Haga un seguimiento de los costos a fondo

Uno de los mayores errores cometidos por muchas empresas más pequeñas no es el seguimiento exhaustivo de los datos. Agregue eso a un plan que no está construido sólidamente, y hay una receta para el desastre. Imagínese al cerrar un trabajo y luego recibir una factura de un proveedor con un alto costo por demora. El cargo por pago atrasado viene con un cargo adicional por multa, y el total por el error no calculado es suficiente para dejar una marca notable en la rentabilidad general del proyecto.

Desarrolle un sistema para registrar los gastos proyectados y asegúrese de rastrearlos a lo largo de las fases del proyecto. Debería haber un sistema implementado con datos y comprobaciones de costos para cada fase de un gran proyecto. Siempre emita y haga un seguimiento de las órdenes de compra para tener una idea clara de los costos.

2. Desarrolle un proceso de orden de cambio

Cuando las tareas comienzan superponiéndose y el tiempo es limitado, los cambios en el presupuesto pueden tener lugar pero no documentarse.Esto puede afectar el resultado del proyecto y su ganancia prevista. Si hay cambios en el presupuesto a lo largo del proceso, documentarlos de inmediato.

Esto ayuda a todas las partes involucradas a comprender los costos reales del trabajo, y asegura el pago para la compañía que planifica el proyecto. Desarrollar un sistema para documentar y monitorear órdenes de cambio para todas las partes involucradas.

3. Use hojas de horario diario

Horas de trabajo que están documentadas incorrectamente, tarde o no pueden alcanzar el presupuesto cuando finaliza el proyecto. Imagine revisar las horas de trabajo y darse cuenta de que unos pocos trabajadores firmaron tareas pero no registraron sus horas para ese día, y este patrón ocurre varias veces a lo largo del proyecto.

Las personas pueden estar ocupadas con un proyecto de inmediato y olvidarse de documentar su tiempo. Asegúrese de que cada persona use una hoja de tiempo diaria, y tenga una lista maestra para que un gerente o supervisor la use para verificar los envíos de hojas de tiempo cada día. Es mucho mejor documentar el tiempo a diario en lugar de hacerlo una vez por semana en aras de la precisión y evitar pérdidas financieras más adelante.

4. Compare las estimaciones con los costos reales

Muchas pequeñas empresas cometen el error de obtener estimaciones solo al comienzo de un proyecto.

A medida que avanza el proyecto, pueden surgir problemas que justifiquen la necesidad de ajustes de costos.

Los costos de suministro para ciertos artículos pueden aumentar, y algunos proyectos pueden requerir más suministros que el estimado original. Estos cambios resultan en un costo global más alto, y puede ser un gran perjuicio si es una sorpresa al final del proyecto. Haga que un estimador haga varias estimaciones a lo largo de la vida del proyecto para asegurarse de que los costos proyectados estén en línea con los costos reales.

5. Controle los gastos durante todo el proyecto

Es fácil pasar por alto los cambios en los costos, los gastos adicionales y los errores a medida que el proyecto avanza. Existen aplicaciones y programas de software que emiten alertas cuando ciertos trabajos aún no se han facturado o cuando las proyecciones de costos comienzan a caer por debajo de los costos reales. Imagine terminar un proyecto y luego darse cuenta de que un trabajo importante no fue facturado. Esta es solo una de las muchas formas posibles de perder dinero.

Un programa de seguimiento es un activo valioso para cualquier proyecto importante y puede ayudar a los profesionales a hacer ajustes para mantenerse dentro del presupuesto y mantenerse al día con la facturación. Si un programa también tiene una aplicación móvil, esto facilita el seguimiento y la actualización de costos o el envío de facturas desde cualquier lugar. Siempre es mejor completar las tareas tal como vienen a la mente en lugar de posponerlas hasta que regresen a la oficina.

6. Minimice los riesgos de errores de codificación

Muchas compañías usan software de contabilidad para ingresar todos los gastos. Usar un servicio de contabilidad externo para manejar los informes de gastos y todas las tareas detalladas de contabilidad es un gran beneficio y la forma más precisa de realizar un seguimiento de las finanzas. Sin embargo, los profesionales que administran estos servicios deben tener datos precisos para obtener resultados financieros óptimos.

En muchos casos, los trabajadores del proyecto ingresan los códigos incorrectos en los sistemas de informes internos.Cuando estos códigos incorrectos se transfieren a departamentos de contabilidad externos, se registran incorrectamente y pueden causar problemas. Lo mismo ocurre con los departamentos internos de contabilidad, pero también puede costar a la compañía más tiempo y dinero para encontrar los errores.

Si un sistema de codificación está causando problemas, es hora de reevaluarlo y proponer un sistema más simple o más claro. Alternativamente, utilice la codificación electrónica con un mensaje de verificación para cualquier código de entrada que detalle qué significa el código y hace que el usuario reconozca esta información antes de enviarla.

7. Sepa quién hace cambios

Todo profesional comprende la importancia de la responsabilidad. Sin embargo, incluso los profesionales pueden no reconocer sus errores si existe la oportunidad de hacerlo. Cuando varias partes trabajan en un proyecto, es importante documentar quién completa las tareas, quién realiza los cambios de datos, quién modifica las proyecciones financieras y quién realiza las compras. Esto facilita que todas las partes sepan a quién contactar para diferentes asuntos y también identifica quiénes pueden estar cometiendo errores críticos.

Aunque los errores aún pueden afectar el resultado del proyecto, las personas que los hacen deben identificarse para ayudarlos a comprender sus errores y realizar los cambios necesarios para evitar los mismos problemas en el futuro. El uso de programas de software que requieren que los usuarios inicien sesión para realizar cualquiera de estos cambios vitales es un buen comienzo.

La precisión de los datos y el costo del trabajo es un esfuerzo del equipo

El consejo más importante que debe recordar al usar estos consejos de acción es mantener el proyecto como un esfuerzo de equipo. Todos deben contribuir a la precisión de los datos para el resultado óptimo de un proyecto. Defina los deberes de cada departamento o equipo de trabajo, e identifique cómo esos deberes y exactitud de los datos se relacionan con el éxito financiero general del proyecto.

Haga una presentación que describa cómo funciona cada parte del equipo. Reúnase con todos antes de que el proyecto comience a repasar estos puntos y asegúrese de que todos entiendan sus roles y los roles de los demás.

Una parte importante de la construcción de un equipo sólido y ayudarlos a comprometerse con la precisión de los datos en el cálculo del costo del trabajo es pedirles ayuda. Simplemente les dice a los equipos sobre sus deberes y proyecciones financieras solo les informa. Para sentirse valorados, para comprender mejor sus roles y para querer participar activamente, deben participar.

Cuando se reúna con todos los miembros del equipo, establezca una sesión de lluvia de ideas. Solicite su opinión y elabore un plan de acción basado en las ideas y sugerencias de todos. Como no todos los equipos que participan en un proyecto comprenden completamente las tareas o desafíos de otros equipos, este ejercicio puede ser de gran ayuda para abordar posibles obstáculos, costos ocultos y otros problemas.

Todos estos pasos detallados mejoran la precisión de los datos, crean un plan de costos de trabajo sólido y contribuyen a un proyecto global exitoso.