Guía de Impuestos sobre el Empleo del Hogar, Formulario 1040 y Anexo H

Las personas pueden necesitar pagar impuestos sobre el empleo si contratan niñeras, niñeras, mayordomos, chóferes, limpiadores de casas y profesionales similares que prestan servicios domésticos. Los impuestos sobre el empleo doméstico (más comúnmente conocido como "impuesto a la niñera") consisten en la parte paga del empleador de los impuestos de Seguridad Social y Medicare, los impuestos retenidos del salario del trabajador y otros impuestos relacionados con la nómina, como el seguro de desempleo.

"Si una familia paga a un empleado $ 1, 900 o más en un año calendario, entonces oficialmente son un empleador doméstico con un empleado, y deben retener el Seguro Social y Medicare y pagar los impuestos al empleador ", dice Eva MacCleery, experta en impuestos de niñera y directora de servicio al cliente de Care. com HomePay.

Este umbral de $ 1, 900 se aplica para el año calendario 2015. Para el año 2016, el umbral es de $ 2, 000. En el tema fiscal 756, el IRS escribe:

"Si paga los salarios en efectivo de $ 2, 000 o más para 2016 (este umbral puede cambiar de un año a otro) a cualquier empleado doméstico, generalmente debe retener 6. 2% de la seguridad social y 1. 45% de los impuestos de Medicare (para un total de 7. 65%) de todos los salarios en efectivo que le paga a ese empleado. También debe pagar su parte de los impuestos de seguridad social y Medicare, que también es 7. 65% de los salarios en efectivo (los salarios en efectivo incluyen los salarios que paga con cheque, giro postal, etc.) A menos que prefiera pagar la parte que le corresponde a sus empleados de la seguridad social y los impuestos de Medicare de sus propios fondos, debe retener el 7. 65% de cada pago de salarios en efectivo que haga ".

¿Es su mano amiga un empleado?

La mejor manera de averiguar si usted es responsable de pagar los impuestos sobre el empleo en el hogar, aconseja MacCleery, es hacerse las siguientes tres preguntas:

1. "¿Qué tipo de tareas desempeña el trabajador? ¿Son de naturaleza hogareña? ? "
2. " ¿Quién controla la forma en que se realiza el trabajo? " y finalmente
3. "¿Pagaré a esta persona 1, 900 dólares o más por año?" ($ 2, 000 para 2016)

Definición de "Naturaleza del hogar"

Trabajo de "naturaleza familiar" incluye servicios prestados en las siguientes profesiones:

• Cuidado de niños,
• Cuidados,
• Limpieza de la casa,
• Trabajadores domésticos,
• Chóferes,
• Atención médica domiciliaria,
• Servicio doméstico,
• Niñeras,
• Enfermeras privadas y
• Trabajadores de jardinería.

¿Cuánto control tiene sobre el trabajo que hace su profesional del hogar en su hogar?

¿El trabajador está prestando servicios en una capacidad independiente o trabajando como empleado? ¿Quién controla el trabajo?

"El trabajador es su empleado si puede controlar no solo qué trabajo se realiza, sino cómo se hace", dice el IRS en la Publicación 926, Guía de Impuestos del Empleador de Hogar. MacCleery explica: "usted es un empleador doméstico cuando tiene derecho a controlar cuándo, dónde, cómo y quién debe realizar el trabajo."

Si no está claro si el trabajador es un empleado o un contratista independiente, entonces" puede hacer que el IRS le dé una decisión formal ", dice MacCleery;" puede completar un Formulario SS-8 respondiendo unas 20 preguntas " , envíela al IRS describiendo la naturaleza del trabajo, y el IRS se comunicará con usted mediante un dictamen formal. "

El proceso para manejar los impuestos al empleo de los hogares

Una vez que las familias pagan a los empleados del hogar $ 2, 000 o más por año (para 2016), "tienen las mismas obligaciones que un negocio", dice MacCleery.

"El empleado llena un W-4; la familia retiene impuestos, proporciona recibos de sueldo, [y] declara impuestos trimestralmente, al igual que una empresa. "

Paso 1: establezca un presupuesto.

Un presupuesto tendrá en cuenta todos los costos asociados. con trabajadores domésticos, esto incluye el salario bruto más los impuestos del empleador. También puede restar cualquier exención de impuestos, como las cuentas de gastos flexibles de cuidado de dependientes o el crédito fiscal por cuidado de menores y dependientes.

Paso 2: > firmar un contrato de trabajo con el empleado del hogar. Hay un contrato de muestra en el sitio de Care.com com HomePay en //www.care.com/homepay/ sample-nanny-contract-1309060137

Paso 3:

regístrese en el IRS y el estado. Necesitará configurar cuentas de nómina y de impuestos laborales. Necesitará un número de identificación patronal para que los impuestos sobre la nómina se puedan procesar correctamente.

Paso 4 :

configurar la nómina. Esto incluye la frecuencia de pago (como semanal, quincenal o semimestre), configuración de software para pago contabilizar y establecer depósitos directos y procesos para emitir recibos de sueldo. Las declaraciones de impuestos se presentan trimestralmente. Al final del año, la familia emite un Formulario W-2 a los empleados para informar sus salarios anuales y retenciones de impuestos. Y finalmente, un Anexo H se archiva con el Formulario 1040 para resumir los impuestos anuales sobre nómina. Las familias pueden contratar a un contador para ayudarlos a establecer sus procesos de nómina y preparar sus presentaciones durante todo el año.

Paso 5:

respeta los plazos. Plazos "se adaptan a cada cliente", dice MacCleery. El IRS y "algunos estados quieren los pagos de impuestos con más frecuencia cuando los pagos de impuestos son más grandes". Hay fechas límite para el pago de impuestos y plazos para la presentación de declaraciones. Averigüe qué fechas límite se aplican a su situación.

Cómo se benefician los impuestos al empleo de los hogares

Los impuestos sobre el empleo de los hogares benefician al empleado "porque ahora tiene un historial laboral", dice MacCleery. El empleado adquiere "derecho a beneficios importantes como la Seguridad Social y Medicare al momento de la jubilación, y el desempleo si es despedido por causas ajenas a su voluntad". MacCleery señala que las trabajadoras domésticas son elegibles para el seguro por discapacidad en cinco estados, proporcionando cobertura a los trabajadores si no pueden trabajar debido a una lesión o enfermedad.

Cómo el impuesto a la renta del hogar beneficia al empleador

1.er beneficio: reducción de riesgo y sanciones

El beneficio principal de pagar adecuadamente a su profesional doméstico es que los empleadores del hogar reducen su riesgo de auditoría, incluidos los riesgos de clasificación errónea de los trabajadores.

¿Qué está en juego? Considere este escenario hipotético: supongamos que una familia clasifica erróneamente a su trabajador como contratista independiente y le emite un 1099-MISC en lugar de un W-2. "Las familias sienten que están haciendo lo correcto al usar un formulario de impuestos", como el 1099 -MISC, dice MacCleery, "pero ahora el empleado tiene que pagar ambas mitades de FICA. Si el trabajador es realmente un empleado, entonces la familia debería pagar su parte de FICA más los impuestos de desempleo".

Las agencias estatales trabajan estrechamente con el IRS sobre problemas de clasificación errónea de los trabajadores. Entonces, si una agencia se entera de que un trabajador está clasificado erróneamente como un contratista independiente, puede compartir la información con la otra agencia para trabajar juntos en esos casos. "Lo que vemos es que el empleado pierde su trabajo y va a presentar un reclamo de seguro de desempleo. La agencia estatal no tiene registro (de ganancias), entonces el estado realiza una auditoría con la familia y la familia tiene que presentar declaraciones de impuestos retroactivas ", explicó MacCleery.

Segundo beneficio: incentivos fiscales

Pero hay otro beneficio para los empleadores del hogar. "Además de la tranquilidad, es probable que califiquen para un crédito fiscal", dice MacCleery. El empleador puede tomar el crédito tributario por cuidado de menores y dependientes en su 1040 personal. Para contribuyentes con ingresos brutos ajustados superiores a $ 43,000, el crédito por cuidado infantil vale 20% de los gastos de cuidado infantil, con un monto máximo de crédito fiscal de $ 600 por familias con un niño o $ 1, 200 para familias con dos o más niños.

Además, si el contribuyente tiene una cuenta de gastos flexibles para cuidado de niños en su trabajo, podría albergar hasta $ 5,000 de ingreso salarial antes de impuestos a través de una cuenta de gastos flexibles de cuidado de dependientes.

Ahora, estas dos exenciones fiscales están coordinadas entre sí. Para los contribuyentes que tienen acceso a una FSA de cuidado de dependientes, la estrategia preferida es maximizar su FSA de cuidado de dependientes ($ 5,000). Si el contribuyente tiene dos o más hijos, entonces usaría los siguientes $ 1,000 de gastos de cuidado infantil como parte de su crédito tributario por cuidado de niños, lo que resultaría en un crédito fiscal de $ 200.

"Esa es la división más eficiente", dice MacCleery, "solo divídelo de esa manera si la familia tiene dos o más dependientes. De lo contrario, la mejor opción es usar $ 5,000 en la cuenta de cuidado de dependientes y no llevar al niño Si por alguna razón no tiene acceso a una cuenta de cuidado de dependientes, puede recurrir al crédito de cuidado infantil por sí mismo. "

" No es tan costoso pagar legalmente una vez que toma todas las desgravaciones fiscales. en cuenta ", dijo MacCleery.

Directorio de enlaces impositivos sobre el empleo del hogar:

En el IRS. sitio web del gobierno

Publicación 926, Guía impositiva del empleador doméstico

• Tema impositivo 756, Impuestos del empleo para empleados del hogar
• Anexo H (Formulario 1040), Impuestos del empleo del hogar
• Publicación 15 (Circular E), Impuesto del empleador Guía
• Contratación de empleados domésticos
• Cuidadores familiares e impuestos por cuenta propia
• Tema tributario 602, Crédito por cuidado de menores y dependientes
• Publicación 503, Gastos por cuidado de dependientes y niños
• Formulario W-10, cuidado de dependientes Identificación y certificación del proveedor (pdf, incluye instrucciones)
• Formulario 2441, Gastos de atención a menores y dependientes
• Internal Revenue Manual, 20.2. 12, Sanciones e intereses sobre los impuestos sobre el empleo
• Publicado por primera vez el 27 de marzo de 2015. Revisado el 20 de abril de 2015.