Etiqueta telefónica: tenga en cuenta sus modales cuando utilice el teléfono en el trabajo

¿Cuándo comenzó a usar el teléfono? Probablemente fue tan pronto como pudiste decir "hola". No necesitabas más habilidad que esa para hacer o recibir una llamada. La verdad es que, aunque ciertamente no es ciencia espacial, la etiqueta telefónica adecuada en un entorno de trabajo implica un poco más que la capacidad de pronunciar un saludo. Dado que puede ser su punto de contacto inicial con un cliente, cliente o incluso con su empleador, es su oportunidad de dar una buena primera impresión …

o uno pobre. Aquí hay algunos consejos que debe seguir cuando usa el teléfono en el trabajo:

• Tragar primero: En otras palabras, su boca debe estar desocupada al hacer una llamada o contestar el teléfono. Desea poder hablar claramente y eso es imposible si está masticando o tragando.
• Nombre y rango Por favor: Cuando recibe una llamada en el trabajo, debe identificarse a sí mismo, a su empresa y departamento, si corresponde. Si la persona que llama se ha transferido a usted desde la línea principal de la compañía, puede indicar su nombre y departamento solamente. La persona que inicialmente respondió la llamada probablemente dio el nombre de la compañía. Cuando sea la persona que llama, identifíquese de la misma manera antes de preguntar por la persona a la que intenta llegar.
• Los modales realmente importan: Sé siempre cortés independientemente de quién esté al otro lado de la línea. Ya sea que esté hablando con una recepcionista o con el presidente de la compañía, nunca olvide decir por favor y gracias. Además del hecho de que todos merecen respeto, la persona que responde a su llamada puede asegurarse de que sea tratada adecuadamente.

• Enfoque: Aunque a todos nos gusta realizar varias tareas (o intentar) abstenernos de atender otras cosas mientras estás atendiendo una llamada. Debe darle a la persona con la que está hablando toda su atención. Su correo electrónico, redes sociales y juegos pueden esperar.
• Ahora espera: Antes que nada, debes evitar todas las demás conversaciones mientras estás en el teléfono. La realidad a veces se interpone en el camino. Es posible que tenga que hablar con alguien que ingrese a su oficina o cubículo o descuelgue otra llamada. Disculpe y luego limite su otra conversación a solo unos segundos. No deje a alguien esperando en espera indefinidamente. Si no puede ocuparse de la otra cuestión rápidamente, pero debe abordarla de inmediato, en lugar de poner a la persona con la que estaba hablando en espera, pregunte si puede volver a llamar en el momento que le resulte más conveniente.

• No permita que su interlocutor se pierda en el sistema: Hay momentos en los que no podrá ayudar a la persona que se encuentra al otro lado de la línea y tendrá que transferir él a alguien que puede. Cuando lo haga, asegúrese de que sepa a quién está transfiriendo la llamada y por qué.Dígale qué hacer si la llamada no se procesa o si la persona a la que lo está enviando no está allí o no puede ayudar.
• Mantenga los mensajes cortos y dulces: Cuando deja un mensaje de voz para alguien, hable lenta y claramente, especialmente cuando indique su nombre y número de teléfono. Demasiadas personas dejan mensajes muy largos e incoherentes solo para murmurar rápidamente sus nombres y números al final, lo que hace que el destinatario no pueda devolver la llamada.
• Una vez es suficiente: Si deja un mensaje y la persona para la que lo dejó no se comunica de inmediato con usted, puede ser porque no puede hacerlo en este momento. No hay necesidad de llamar una y otra vez. Si se trata de un asunto urgente, puede intentar llamar nuevamente al día siguiente o hacer un seguimiento con un correo electrónico que indique que también dejó un mensaje de voz.
• Escuchar primero: Escuche un mensaje de voz que recibió en su totalidad antes de devolver la llamada. Puede enterarse de que ni siquiera es necesario devolver la llamada (wow, qué ahorro de tiempo) o que primero debe ocuparse de algo. Por ejemplo, la persona que llama puede necesitar información que pueda tener preparada cuando vuelva a contactarla.