Para ver la descripción general del proceso de pago (P2P)

Introducción

El proceso de compra para pagar, también conocido como proceso P2P, conecta los procesos de adquisición dentro de una empresa a través del proceso de recepción de mercancías y finalmente al pago emitido al proveedor. En los últimos años, las empresas han analizado cuidadosamente sus procesos de compra y pago para reducir los costos generales, liberar el efectivo necesario, mejorar el rendimiento operativo y tomar mejores decisiones financieras.

Además de reducir los costos generales, mejorar el proceso de compra para pagar puede agregar una visibilidad que le permita a la administración tener una mejor comunicación con el proveedor en cuanto a dónde están los artículos en el proceso de entrega, y pago al vendedor.

Elementos del proceso de compra para pagar

Hay muchos elementos en el proceso P2P, cada uno de los cuales es importante en el proceso general. El proceso comienza con el suministro de los artículos y finaliza con el pago al proveedor seleccionado.

Abastecimiento

El proceso P2P comienza cuando el departamento de compras y investigación o el departamento de producción le piden al departamento de compras que encuentre un proveedor para un artículo o servicio especial. El departamento de I + D puede haber producido una especificación dentro de la cual el vendedor debe realizar.

En algunos casos, el artículo puede ser un artículo estándar que se necesita para el proceso de producción, y es posible que solo requiera que el departamento de compras encuentre el mejor artículo de calidad al mejor precio.

Dependiendo del artículo o servicio requerido, el departamento de compras puede emitir una Solicitud de Presupuesto (RFQ) o puede seleccionar proveedores adecuados en base a relaciones previas.

Contratos

Cuando el departamento de compras ha seleccionado un proveedor o proveedores adecuados, habrá un proceso de contratación en el que los proveedores y el departamento de compras negociarán un contrato en función del precio, los plazos de pago y los plazos de entrega.

Compras

Después de que los contratos se firman entre la empresa y el proveedor, los pedidos de compra pueden levantarse y enviarse al proveedor. Para mejorar el tiempo de entrega de los artículos, la empresa puede enviar el pedido de compra de forma electrónica en lugar de enviarlo o enviarlo por fax.

Al enviar una orden de compra electrónica, la información se puede ingresar directamente en el sistema informático del proveedor. Para garantizar la visibilidad, el proveedor debe proporcionar la información de progreso de la empresa, como fechas de entrega y documentos actualizados, como el aviso de envío avanzado (ASN).

Entrada de mercancías

Luego del envío de los artículos del vendedor, el siguiente paso es que esos artículos lleguen al cliente. Se verificarán los artículos para garantizar que la cantidad sea la misma que la orden de compra, así como para verificar si los artículos están dañados y con calidad.

Si hay algún problema con los artículos que se reciben, el cliente informará al vendedor para que se le devuelvan los artículos o se arregle un descuento.

Facturación

El vendedor puede facturar al cliente en cualquier momento después de enviar los artículos. Mediante el uso de una solución de facturación electrónica, el proceso P2P se puede simplificar para que la información se ingrese en el sistema de cuentas por pagar del cliente.

Cuando se reciben los artículos, se comparan con la factura y el pedido de compra, el procesamiento de la factura puede comenzar.

Procesamiento de facturas

En el proceso P2P, el procesamiento de las facturas debe hacerse de modo que se obtenga cualquier descuento ofrecido por el proveedor. En el contrato negociado, el vendedor puede ofrecer descuentos por el pago realizado por el cliente antes del vencimiento del pago.

Por ejemplo, el vendedor puede ofrecer un descuento del cinco por ciento para los pagos realizados menos de diez días después de la recepción de los artículos.

Analytics

Como parte del proceso P2P, una empresa debe tener una viabilidad completa para su gasto de compra. El monitoreo constante del gasto identificará las áreas que podrían ser motivo de preocupación, como el aumento de los precios de los vendedores o el gasto deshonesto.

Un proceso P2P que incorpora las mejores prácticas puede ahorrar dinero a las empresas.

Esto debería incluir limitaciones sobre lo que se puede comprar fuera del proceso P2P estándar.

Al permitir compras no estándar, aumenta la incidencia de costos innecesarios y la vigilancia de estas compras puede desperdiciar recursos que podrían ahorrarse si se utilizara el proceso P2P correcto.

Este artículo ha sido actualizado por Gary W. Marion, experto en logística y cadena de suministro para The Balance.