Lo que necesita saber sobre las reuniones precongreso

Se espera que los planificadores de eventos y reuniones mantengan una reunión "preconcepto" con el gerente de servicios de conferencias en hoteles, instalaciones para conferencias, centros de convenciones y otros lugares antes de una conferencia programada.

Es esencialmente la conferencia antes de la conferencia.

Para aquellos que no planeen reuniones frecuentes, una reunión preconcepto puede parecer incómoda o incómoda al principio porque puede incluir nuevos términos o lenguaje, como "reanudación de evento" u "orden de evento de banquete".

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¿Qué deberían esperar los organizadores de eventos desde un preconcepto?

Un preconcepto es una reunión que se lleva a cabo con proveedores de eventos y proveedores donde el evento o programa está programado para llevarse a cabo. Se lleva a cabo generalmente uno o dos días antes del evento real y es diferente del recorrido que ocurre el día de un evento.

Algunas personas pueden asociar las reuniones preconcepcionales con la planificación de conferencias, convenciones, congresos y programas de incentivos más amplios. Sin embargo, también es común celebrar una reunión preconcepto para seminarios y otros eventos especiales.

Qué esperar durante una reunión previa al Concilio

La reunión preconcepto le brinda al planificador de eventos la oportunidad de revisar toda la logística final para un programa determinado con el equipo de administración del proveedor que participa en el programa.

Por lo general, una reunión preconcepto está coordinada y programada por el gerente de servicios de conferencias del lugar. Él o ella invitará a gerentes de varias áreas involucradas en el evento a revisar la logística de su función particular para un evento.

Este es un excelente momento para que la reunión o planificador de eventos establezca una relación con todos los involucrados.

Durante el preconcepto, es apropiado que el planificador de eventos destaque algunos de los objetivos clave del evento, incluida información importante sobre la organización que organiza el evento, los mensajes clave que se transmiten en el evento y VIP importantes.

Pre-Con es el momento adecuado para revisar el currículum del evento

Un resumen del evento también se conoce como especificaciones del evento. Incluye toda la información relevante sobre un programa o evento, incluidos detalles sobre el programa en sí. Estos artículos pueden incluir algunos o todos los siguientes: fechas, horarios, contactos, perfiles de asistentes, contactos de emergencia, alimentos y bebidas, transporte, información de envío, facturación, audio / visual y otras necesidades especiales.

Cada gerente de departamento revisará su comprensión del evento, incluidos los detalles relevantes y sus procedimientos operativos típicos. También revisarán su comprensión del contrato del evento y la información previamente compartida en las órdenes de eventos del banquete.

Los planificadores de reuniones y eventos deben recordar hacer preguntas detalladas relacionadas con las especificaciones del evento durante este tiempo, como los niveles de personal y los nombres de los contactos clave durante el evento real de todas las áreas representadas.Los elementos clave del debate preconcepto pueden incluir una revisión de:

• Requisitos de alimentos y bebidas
• Requisitos de la lista de huéspedes (si corresponde)
• Requisitos para exposiciones de conferencias y ferias
• Espacio para salas de reuniones y ferias comerciales requisitos (planos de planta)
• Requisitos técnicos, como electricidad y telecomunicaciones
• Detalles sobre colocación de señalización

Este es el momento ideal para realizar cambios de última hora. Aunque no siempre les guste, la mayoría de los proveedores y proveedores esperan cambios razonables (y no razonables). Por supuesto, si el preconcepto está programado durante un tiempo en que la configuración está en progreso, considere realizar una inspección temprana de la sala para asegurarse de que todo funcione correctamente.