Empleos de oficina - Contratando a un recepcionista

Descripción del puesto

Una recepcionista es una persona que usted contrata para recibir a todos los que ingresan en su lugar de trabajo. La recepcionista es, por lo tanto, la primera impresión que los clientes, proveedores y socios tendrán del negocio que usted opera. La actitud, la compostura y la hospitalidad de la recepcionista transmitirán de qué se trata la cultura empresarial. Por lo tanto, es crucial que se use una planificación cuidadosa tanto al delinear la descripción del trabajo de la recepcionista, como también al contratar a una persona que sea capaz de transmitir verbalmente y no verbalmente de qué se trata el negocio.

Más allá de la primera impresión crítica, la recepcionista también es responsable de contestar el teléfono de la compañía y poder dirigir las llamadas a la persona adecuada. La recepcionista también debe tener un conocimiento básico pero utilizable de lo que hace la empresa al proporcionar información sobre la compañía / productos a todas las personas que llaman y a los visitantes en persona.

Dependiendo del tamaño y tipo de su negocio, la recepcionista también puede ser la persona que maneja todas las entregas de correo y paquetes y, por lo tanto, tendría que conocer y manejar su destino en la empresa guiándolos a los empleados apropiados. En negocios tales como oficinas médicas y de abogados, a menudo puede haber sensibilidades de tiempo. Por lo tanto, capacitar a la recepcionista para diferenciar entre lo urgente y lo importante es fundamental para satisfacer las necesidades comerciales importantes.

La recepcionista también puede necesitar ser el "guardián" general en su manejo de los abogados que vienen a llamar.

Esto incluye la selección de llamadas, discernir la naturaleza y el propósito de una visita, contactar al empleado apropiado cuando llega un visitante y llamar a los servicios de emergencia (policía, bomberos y ambulancia) cuando sea necesario.

Hay una variedad de otras tareas administrativas que pueden ser manejadas por la recepcionista.

Dependiendo del tamaño y la complejidad de su negocio, estos deberes del trabajo podrían incluir:

• Coordinador de recepción
• Greeter
• Operador de central telefónica
• Calificador de llamadas

Con respecto a la recepcionista, un tamaño no se ajusta a todos, y como se describe, debido a que este individuo tiene un rol crítico en el negocio, las tareas laborales y la capacitación de la recepcionista en última instancia contribuirán al éxito del tráfico apropiado para el negocio. Hay dos tipos de distinciones que deben hacerse con respecto a cómo se estructuran los deberes laborales del recepcionista. Uno es del tamaño de la empresa, y el otro es por especialidad. A continuación se detallan las pautas para contratar recepcionistas según el tamaño de la empresa.

Recepcionista en una oficina pequeña

En una oficina pequeña, el papel de la recepcionista generalmente es un puesto de tiempo completo.Sin embargo, como se trata de una empresa pequeña, la recepcionista también debe ser capaz de atender otras tareas. Las responsabilidades de la recepcionista generalmente se asignan a una secretaria o empleado que se encuentra cerca de la entrada pública del negocio. Las tareas adicionales asignadas pueden incluir recibir paquetes / correo, mecanografía, entrada de pedidos, preparación de correo o cualquier otra tarea que pueda interrumpirse cuando llegue un invitado.

Recepcionista en una oficina mediana

El puesto de recepcionista en una oficina de tamaño medio probablemente sea dedicado, dedicado a tiempo completo y dedicado a saludar a las personas a medida que ingresan al negocio. Durante los períodos de poco tráfico, el trabajo adicional que normalmente puede realizar una secretaria o un empleado puede asignarse a la recepcionista.

Recepcionista en una oficina grande

Las responsabilidades de la posición de la recepcionista están muy bien definidas en un entorno de oficina grande. Los deberes del trabajo pueden incluir una lista formal de tareas y otras funciones que se esperan de la persona en ese puesto. Es probable que este individuo esté dedicado a saludar a los visitantes y dirigir / enrutar a los llamantes. Sin embargo, esto es una función del volumen de visitantes y personas que llaman y si el volumen es alto, entonces es suficiente una función dedicada como bienvenida y enrutador de llamadas.

El objetivo es garantizar que se cumplan todas las necesidades de saludo de grandes oficinas, y que otras tareas selectivas se asignen solo si se justifica por una caída en el volumen de tráfico.

La otra clasificación de recepcionistas es por tipos de especialidades como recepcionista de oficina médica o recepcionista de la oficina de abogados. Los deberes laborales de estas recepcionistas incluirán deberes de trabajo adicionales o especializados debido al tipo de negocio para el que están trabajando.

Otro tipo de recepcionista es un cajero en una tienda. En este caso, el papel de la recepcionista no solo requiere todas las funciones de trabajo específicas descritas, sino que también requiere que el individuo esté especializado en el negocio de la oficina. Un buen ejemplo de esto es una recepcionista en un Spa u otro negocio de servicios donde la recepcionista es la recepcionista, el anfitrión, el planificador y el cajero.