Contador, controlador o CFO: ¿a quién necesita?

Los dueños de negocios a menudo manejan su propia contabilidad por muchas razones que incluyen miedo a delegar información financiera delicada, querer un control total y mantener los costos de personal delgados. Esas razones, aunque son válidas para startups y operaciones más pequeñas, se vuelven cada vez más imprácticas a medida que crece su negocio. Algunos propietarios delegan deberes de contabilidad a los miembros de la familia o al personal de confianza, pero los empresarios más exitosos e inteligentes aprenden rápidamente que la contabilidad y las finanzas son el alma de los negocios y merecen la gestión profesional de especialistas financieros calificados.

Los tres puestos principales de gerente financiero en la mayoría de las empresas son tenedor de libros o contable, controlador y director financiero o CFO.

Como propietario de un negocio, puede manejar los deberes de estos puestos usted mismo o delegarlos a un miembro del personal o asociado de confianza, pero a medida que el negocio madura, la mayoría de los propietarios descubre que contratar profesionales genera beneficios de costo-valor sólidos mientras que libera a los propietarios concentrarse en los problemas centrales del negocio. Los resultados de la contratación de profesionales de la contabilidad incluyen, entre otros, las siguientes ventajas comerciales:

• Encontrar ahorros en el proceso de fabricación, relaciones con proveedores, operaciones de oficina y gestión de empleados
• Ahorrar dinero en impuestos
• Gestionar un volumen cada vez mayor de documentación interna e informes externos
• Diseñar una red de seguridad financiera al mitigar riesgos con cobertura de seguro, gestión de inventario, diversificación y evaluaciones de amenazas fiscales
• Ampliaciones de planificación
• Manejo de nómina
• Optimización de operaciones y maximización de ganancias
• Evitar multas, sanciones, calificaciones crediticias más bajas e interés cargos que resultan de la falta de fechas límite, el cálculo de la nómina de manera incorrecta, el olvido de pagar facturas y la falta de oportunidades de negocio con tiempo limitado

De hecho, la mayoría de las empresas ahorran dinero al contratar personal financiero profesional para administrar sus operaciones comerciales diarias.

Sin embargo, dependiendo del tamaño de su negocio, su industria y otros factores, es posible que solo necesite un tenedor de libros de medio tiempo o que necesite un personal financiero completo que incluya un controlador y un director financiero. Decidir qué personal financiero necesita realmente su empresa es una decisión compleja que depende de muchos factores. Es casi seguro que sus necesidades cambien con el tiempo, y si su empresa crece con éxito, puede recorrer todas estas posiciones. Las siguientes secciones detallan lo que hace cada profesional y explica cuándo su negocio podría necesitar uno o más de estos especialistas financieros:

Funciones esenciales de contable

La mayoría de los contables trabajan registrando de manera reactiva lo que ya se hizo financieramente en la compañía con poco o nada influencia en la estrategia de negocios.Los tenedores de libros trabajan de forma transaccional y rara vez toman decisiones sobre transacciones comerciales futuras. Un tenedor de libros talentoso podría explicarle sus opciones, mantener al día los registros e informes, identificar discrepancias en los libros y recomendar ideas para ahorrar costos, pero sus trabajos principales son hacer una crónica del negocio y sus transacciones financieras y compilar informes a partir de esta información. Algunas de las tareas diarias típicas de un contable de empresa incluyen:

• Registro de ventas, gastos, cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Monitoreo de costos de suministros, gastos de oficina, alquiler, servicios públicos y otros costos fijos y variables
• Gestión de nómina , retención de impuestos, cuentas de impuestos sobre ventas, embargos salariales y deducciones de seguros
• Asegurar que los formularios y trámites esenciales se completen y almacenen de forma segura
• Elaboración de informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales para la administración, agencias gubernamentales, accionistas y empleados y partes interesadas
• Pagar cuentas a tiempo
• Investigar proveedores alternativos y hacer comparaciones de costos
• Identificar áreas problemáticas como desperdicio, mala administración, fraude y robo
• Rastrear materiales, suministros, inventario y recursos humanos
• Preparar impuestos y depósitos de impuestos diarios, mensuales o trimestrales para la ciudad, estado, IRS, agencias de desempleo y compañías de seguros
• Gestión de seguros comerciales y de empleados y plan de salud ns
• Protección de registros de empresas
• Obtención de estimaciones y búsqueda y pago de servicios y reparación de personas
• Comprobación de problemas de conformidad
• Manejo interno de crédito de clientes y crédito comercial con proveedores externos y prestamistas externos

Saber cuándo contratar a Bookkeeper

La mayoría de los propietarios de negocios, especialmente aquellos con espíritu emprendedor, prosperan en ejecutar todos los aspectos de sus negocios, y la contabilidad se ha vuelto más fácil con todo el software intuitivo disponible. Es completamente posible que los dueños de negocios mantengan los libros, pero no es necesariamente una buena idea a medida que crece el negocio. Cuando el papeleo comienza a comprometer la administración del tiempo, la satisfacción laboral o la eficiencia, es hora de considerar contratar un tenedor de libros. Es posible que no necesite contratar a un trabajador a tiempo completo e incluso pueda subcontratar todo o parte del trabajo contable, como la nómina de sueldos. La contratación de un tenedor de libros tiene sentido si alguna de las siguientes situaciones se aplica a usted y su empresa:

• Realmente no comprende la contabilidad, pero confía en que el software le dirá todo lo que necesita saber.
• No está familiarizado con el código tributario y las estrategias para evitar impuestos.
• Su empresa experimenta un rápido crecimiento en poco tiempo.
• Los inversores, prestamistas o accionistas desean informes preparados profesionalmente.
• Pasa más tiempo haciendo los libros que generando ventas o nuevos negocios.
• Tiene previsto expandirse a una región, industria o línea de productos diferente.
• Desea comprar, vender o intercambiar activos.
• Le informaron que sus libros serán auditados.

Contratar a un tenedor de libros no tiene por qué ser un proceso doloroso porque puede comenzar subcontratando el trabajo a una firma de contadores profesionales.Esa es una estrategia especialmente efectiva si no está familiarizado con la contabilidad, la contratación de un tenedor de libros o la investigación de contadores o solicitantes de puestos de trabajo financieros.

Cuándo considerar contratar un controlador

Los controladores, que a veces reciben el nombre de contralor, supervisan contables, gerentes de impuestos, gerentes de crédito y otro personal contable mientras informan directamente al director financiero, director general o propietario de la empresa. En compañías más pequeñas, un controlador puede ser el único Contador Público Certificado en la compañía o supervisar a un equipo de contadores. Muchos de estos profesionales manejan sus deberes con la ayuda de un empleado, tenedor de libros o asistente administrativo.

Un controlador es el contable principal de la compañía y es responsable de preparar los estados financieros, planes de negocios, presupuestos, impuestos, certificaciones de cumplimiento y proyectos especiales, como la planificación de estrategias comerciales a corto y largo plazo, adquisiciones comerciales, ventas de activos, fusiones de empresas y obtención de financiamiento o inversionistas. Considerado un gerente financiero de nivel medio, los controladores generalmente realizan las siguientes funciones:

• Administrar personal financiero.
• Firme cheques y asuma la responsabilidad fiduciaria de las operaciones de la compañía.
• Firme en informes y documentos relacionados financieramente.
• Establecer políticas y procedimientos financieros de la compañía.
• Crear informes para revisión interna.
• Manejar pólizas de seguro y gestión de riesgos.
• Proteger los activos de la compañía.
• Preparar, controlar y actualizar presupuestos.
• Preparativos de punta de lanza para ofertas públicas.
• Asesorar a propietarios y ejecutivos sobre mercados financieros, tendencias y mejores prácticas.
• Desarrollar estrategias fiscales proactivas.
• Elija y administre el software de contabilidad.
• Perseguir colecciones.
• Haga frente a problemas de recursos humanos, como mantener registros de empleados.
• Eduque al personal sobre los beneficios de los empleados y las responsabilidades comerciales.

Señales que indican que su empresa necesita un controlador

Cuanto más crezca su negocio, más probable es que necesite más que un contable. Si tiene accionistas, o un consejo de administración compuesto por personas que no son amigos, socios cercanos y la familia que usted designó, contratar un controlador es una práctica empresarial sólida que protege su empresa y sus activos. En general, un controlador se concentra en contabilidad mientras que un CFO se enfoca en finanzas estratégicas.

A medida que las partes interesadas de la empresa se expanden, un controlador proporciona informes tácticos de gestión y supervisión del personal sobre cuestiones contables, mientras que el director financiero se encarga de la planificación financiera y asume la responsabilidad del controlador y el equipo contable. La mayoría de las pequeñas empresas no pueden permitirse un controlador a tiempo completo, pero a medida que la empresa crece, no puede permitirse operar sin un controlador, incluso si él o ella trabaja a tiempo parcial o como consultor.

Cuándo contratar a un Director Financiero

Los CFOs trabajan más allá de los límites estrictos al participar en todas las decisiones comerciales y abogar por los mejores intereses financieros de la organización. Como cualquier emprendedor experimentado o propietario de un negocio sabe, las evaluaciones financieras estrictas son solo una de las metas comerciales de una empresa exitosa.Las iniciativas que generan ganancias sólidas podrían debilitar fácilmente a la empresa con clientes a los que no les gusta pagar precios elevados por productos de calidad inferior o clientes leales que otorgan mayor valor a los objetivos, principios, compromiso ambiental o técnicas operativas de una empresa.

Los mejores directores financieros evalúan no solo los costos de hacer negocios, sino también los riesgos y amenazas que cualquier empresa puede generar. Como oficiales corporativos de alto rango, los CFO trabajan con propietarios, juntas directivas, altos directivos y otras partes interesadas clave y desempeñan papeles críticos en investigación y desarrollo, supervisión de la compañía, cumplimiento normativo y operaciones cotidianas. Otros deberes de CFO incluyen:

• Dirigir una empresa a través de fusiones, adquisiciones, ofertas públicas y cambios en la estructura y operaciones del negocio
• Gestionar grandes expansiones comerciales en nuevos mercados
• Abogar por prácticas financieras sanas en la toma de decisiones complejas > Gestión de activos y relaciones financieras con múltiples partes interesadas
• Simplificación de operaciones
• Evaluación y gestión de riesgos financieros
• Planificación de objetivos financieros a corto y largo plazo
• Interpretación de datos de mercado de múltiples indicadores financieros y tendencias comerciales
• Comprender los motivos por los que los mercados empresariales funcionan de la manera que lo hacen
• Determinar cómo invertir los activos corporativos
• Pronosticar las tendencias del mercado y cómo la empresa puede aprovecharlas
• Cada parte de la empresa depende en gran medida de las funciones combinadas de su CFO: supervisión de control, gestión de tesorería y planificación y previsión de asuntos financieros críticos.

Necesidades de gestión financiera progresivamente más exigentes

Las pequeñas y medianas empresas tienen necesidades cambiantes de contabilidad y contabilidad a medida que crecen sus operaciones. Los propietarios o los miembros del equipo designados a menudo se encargan de la contabilidad de las empresas pequeñas y nuevas con la ayuda del software de contabilidad. Eventualmente, sin embargo, la mayoría de las empresas determinan que contratar tenedores de libros profesionales, ya sea a tiempo completo o parcial e internos o subcontratados, libera al personal de las tareas principales del negocio y fomenta una mayor precisión, un mejor cumplimiento y una supervisión mejorada. El tenedor de libros adecuado garantiza que los informes se presenten a tiempo y ayuda a las empresas a identificar estrategias de ahorro, fraude, robo y desperdicio.

A medida que su negocio crezca y las demandas de su tiempo se multipliquen, es posible que necesite un personal financiero supervisado por un controlador o un director financiero para administrar las finanzas cada vez más sofisticadas de la empresa. Sus opciones incluyen la contratación de personal a tiempo completo dentro de la empresa o la contabilidad externa y deberes financieros a un servicio de contabilidad profesional con experiencia. Ambas opciones son formas igualmente válidas de reforzar la fortaleza financiera de su negocio, pero muchas pequeñas y medianas empresas disfrutan de los beneficios de contratar asesores según sea necesario para evitar los altos costos de contratar profesionales de tiempo completo.